Requisitos para licitar en SICOP: qué necesita antes de ofertar

Cuando alguien pregunta «qué requisitos piden para licitar», en realidad hay dos listas. La primera es la de habilitación: lo que se necesita una vez para quedar inscrito como proveedor del Estado y poder ofertar en cualquier concurso. La segunda es la del cartel: lo que ese procedimiento en particular exige, como experiencia, capacidad financiera, garantías o certificaciones técnicas.

Esta guía cubre la primera lista, la que sirve para todos los concursos. La segunda cambia con cada pliego de condiciones y hay que leerla ahí; la ley obliga a que el pliego indique los requisitos de admisibilidad y los parámetros de calidad.

La distinción importa porque la habilitación se puede preparar con calma y por adelantado, mientras la lista del cartel llega con reloj corriendo.

El reglamento de la ley pone la firma digital como primer requisito para integrar el registro de proveedores y subcontratistas. Sin ella no hay autenticación, no hay inscripción y no hay oferta firmada.

El sistema garantiza la vinculación jurídica de la firma con el documento electrónico mediante firma digital certificada o el mecanismo que establezca la Dirección de Contratación Pública, y la propia ley prevé que, cuando un proveedor carezca de certificado, esa Dirección pueda establecer mecanismos electrónicos alternativos para acreditar la identidad del firmante y la integridad del mensaje.

Para el proveedor comercial extranjero que no tenga certificado de una autoridad certificadora nacional, el reglamento prevé un certificado de seguridad digital que suministra el prestador del servicio del sistema, con costo a cargo del proveedor.

Este es el requisito que más concursos cuesta. La ley lo pone entre las obligaciones del oferente y del contratista: cumplir con las obligaciones de la seguridad social, tanto de la Caja Costarricense de Seguro Social como del Fondo de Desarrollo Social y Asignaciones Familiares, así como con los impuestos nacionales. Y añade el deber de verificar que los subcontratistas también estén al día con la CCSS y el FODESAF.

En el registro, eso se materializa como declaración jurada: el reglamento exige declarar que se está al día con el pago de los impuestos nacionales y al día con las obligaciones obrero-patronales ante la CCSS y el FODESAF en el caso de empresas nacionales. Las empresas extranjeras deben manifestar lo propio respecto de las personas trabajadoras que contraten para prestar servicios en el país.

No es un requisito que se cumple una vez. La ley pide mantenerlo durante la ejecución del contrato, y al presentar la oferta en SICOP el paso 1 incluye una sección de gestión de registro ante la CCSS donde el proveedor indica si está registrado o no y, si no lo está, justifica esa condición.

La ley dedica un capítulo al régimen de prohibiciones para contratar, y el registro de proveedores acredita la declaración jurada correspondiente y sus actualizaciones. Al inscribirse hay que declarar que ninguna de esas prohibiciones le alcanza y, si alguna le alcanza, indicar con cuál institución tiene la afectación.

La declaración va más allá del propio proveedor. El reglamento exige, para personas físicas, declarar el beneficiario final; y para personas jurídicas, una declaración jurada de naturaleza y propiedad de las acciones que incluya cédula de los accionistas, capital social, naturaleza de las acciones, a quién pertenecen e información completa de los beneficiarios finales. Si los accionistas son a su vez personas jurídicas, la declaración debe comprender también esa información.

Esa información se usa para verificación por parte de la Administración contratante, precisamente para comprobar prohibiciones. Declarar de menos acá no es un descuido administrativo.

Tanto las personas físicas como las jurídicas pueden inscribirse: el registro se abre a todas las personas, físicas o jurídicas, que manifiesten interés en contratar con la Administración o en fungir como subcontratistas. Lo que cambia es la documentación.

La persona jurídica debe registrar información del representante legal o apoderado, con las facultades y limitaciones del mandato, y cargar esos datos en el Sistema Electrónico de Reconocimiento (SER); además debe declarar la composición y distribución del capital. En el proceso de registro en SICOP, la persona jurídica nacional compra una certificación literal y, según el manual vigente, el sistema consulta el Registro Nacional para obtener el nombre de la empresa y verificar el estado moratorio del impuesto a las personas jurídicas: si está morosa con ese impuesto, no puede comprar la certificación.

La persona jurídica nacional también debe domiciliar una cuenta IBAN en el sistema. El reglamento exceptúa de ese requisito y de la validación de vigencia de la sociedad ante el Registro Nacional a los oferentes extranjeros.

Para la persona jurídica extranjera —y para ciertas cédulas jurídicas nacionales— hay un trámite previo de pre-registro que se resuelve con documentos apostillados o consularizados y con revisión manual del equipo de registros del SICOP.

Estar inscrito no es un estado permanente. El reglamento obliga a mantener actualizada la información aportada para cada proceso en el que se quiera participar, y a rendir una nueva declaración jurada cuando varíe cualquiera de los términos declarados.

Además, aunque nada haya cambiado, el proveedor debe actualizar cada veinticuatro meses la información suministrada al registro, incluyendo los documentos vigentes al momento de hacerlo.

También hay causales para quedar inactivo: la muerte o extinción de la persona, la manifestación expresa de no querer permanecer activo y la sanción de inhabilitación mientras subsista. Revisar el perfil antes de cada concurso es más barato que descubrir el problema el día de la apertura.

Cumplida la habilitación, cada concurso agrega su propia lista. El pliego debe establecer los requisitos de admisibilidad y los parámetros para verificar la calidad, y el reglamento aclara que el plazo de entrega, la capacidad financiera y otros requisitos trascendentes deben regularse, en principio, como condiciones de admisibilidad, no como puntos de evaluación.

Entre lo más frecuente están las garantías. La garantía de cumplimiento es exigible en todos los contratos producto de licitación mayor o menor y se establece dentro del rango que fija el reglamento, según lo defina el pliego. La experiencia, cuando se pide, se acepta en tanto haya sido positiva, entendida como bienes, obras o servicios recibidos a entera satisfacción.

El monto de la contratación también define qué procedimiento aplica, y con él los plazos y los requisitos. Esos umbrales en colones los actualiza la Contraloría General de la República cada diciembre por resolución, así que no se aprenden de memoria: se consultan.