Convenio marco: qué es y cómo se entra

El convenio marco es una modalidad de contratación con la que se pueden adquirir obras, bienes y servicios para suplir necesidades de distintas instituciones públicas, de forma que una sola institución realice el procedimiento licitatorio y las demás puedan servirse de su ejecución sin tener que tramitar procedimientos ordinarios. El propósito declarado es aprovechar economías de escala.

Para un proveedor, la diferencia con un cartel normal es de naturaleza, no de tamaño. En un cartel usted compite por una compra. En un convenio marco compite una vez por el derecho a ser el proveedor al que muchas instituciones le van a comprar durante los años que dure el convenio, sin volver a licitar cada vez.

Eso lo convierte en el activo comercial más valioso del sistema y también en el más difícil de conseguir: la puerta se abre pocas veces y, cuando se abre, entra quien estaba preparado.

Los convenios marco los tramita la Dirección de Contratación Pública o la institución pública con la que se coordine por conveniencia en razón del objeto contractual. Los que gestiona la Dirección de Contratación Pública son obligatorios para la Administración central.

La Administración descentralizada puede usar esos convenios o, en su defecto, desarrollar los propios, a los que otras entidades interesadas pueden adherirse. Pero antes de lanzar un procedimiento debe verificarse si existe un convenio marco en ejecución en el sistema digital unificado que satisfaga la necesidad, con el fin de evitar duplicidades; y si una entidad descentralizada opta por hacer el suyo pese a que ya existe uno vigente, debe motivar esa decisión en el expediente.

La consecuencia comercial de esas dos reglas es directa: si su producto entra en un convenio marco gestionado centralmente, deja de competir contra otros proveedores en cada compra de la Administración central y empieza a competir contra los demás adjudicados del mismo convenio.

Acá está el dato que define la escala del juego. El Reglamento establece que, por su cuantía inestimable, el convenio marco solo puede tramitarse mediante licitación mayor, con las características propias de cada tipo de convenio. No hay versión abreviada ni reducida de un convenio marco.

Eso implica el nivel de exigencia documental, el régimen recursivo y los plazos más amplios de la licitación mayor. También implica que la convocatoria es abierta y publicitada: nadie entra por invitación.

El convenio se gestiona por una sola entidad y cubre tantas compras como necesidades específicas surjan de las instituciones usuarias. Para armar las bases pueden usarse otras modalidades de contratación, como la subasta inversa o la precalificación, o cualquier otra utilizada en el comercio.

El Reglamento distingue dos modelos, y saber en cuál está compitiendo cambia por completo su estrategia de precio. En el modelo con precio desde la oferta, las opciones de negocio para obras, bienes y servicios se consideran con características específicas en una ficha técnica y con un precio determinado. Usted fija el precio en la licitación y ese precio es el que rige.

En el modelo con cotización, el convenio se establece según características generales y no incluye un precio previo absoluto: el precio se cotiza durante la ejecución. En la fase de ejecución contractual, las instituciones usuarias hacen un concurso entre las empresas adjudicadas en las opciones de negocio que necesitan, los adjudicatarios remiten la cotización en el plazo del pliego y la institución selecciona conforme a lo que ese pliego disponga.

La diferencia es de disciplina comercial: en el primer modelo se compite una vez y se sostiene el precio; en el segundo se compite cada vez, ya adentro. Y esa selección de la mejor oferta dentro del convenio es recurrible, con el régimen que la propia ley establece para la revocatoria.

Si usted no alcanzó a entrar en la licitación original, todo depende de cómo se diseñó el convenio. El Reglamento contempla dos sistemas. En el sistema abierto, el pliego debe prever las regulaciones para analizar ofertas de nuevos proveedores y, eventualmente, una fase recursiva y el refrendo de los contratos que resulten de esas inclusiones.

En ese sistema abierto, los nuevos proveedores pueden ingresar previa fase de demostración de idoneidad, mediante un procedimiento establecido en el pliego, acreditando los requisitos de admisibilidad a satisfacción de la Administración, hasta el acto final correspondiente. Ingresan al convenio en el momento en que se dispone del refrendo respectivo y con la vigencia que señale la formalización contractual.

En el sistema cerrado, el pliego simplemente no prevé la posibilidad de incluir nuevos proveedores. Por eso la primera pregunta ante un convenio marco que le interesa no es «cuándo vuelve a salir», sino «¿es abierto o cerrado?». Si es cerrado, la respuesta es la próxima licitación.

Los convenios marco pueden celebrarse hasta por un período de dos años y prorrogarse por períodos adicionales de hasta un año, para un total de cuatro años. Ese horizonte es lo que justifica invertir en la licitación: no está compitiendo por un pedido, está compitiendo por un canal de varios años.

Quedar dentro trae obligaciones propias, adicionales a las de cualquier contratista. Entre otras, entregar en la región ofertada y adjudicada cubriendo todos los cantones de esa región, mantener actualizado durante toda la vigencia lo que el Reglamento le exige mantener, y atender los requerimientos de la Administración licitante y de las instituciones usuarias. Si su capacidad logística no cubre la región que ofertó, el convenio se vuelve un pasivo.

La ley también abre una puerta que conviene conocer: pueden acordarse convenios marco exclusivos para pymes o regionalizados, para promover una contratación estratégica y favorecer a personas físicas o jurídicas radicadas en una región del país, en la forma prevista en la propia ley.