Cómo ofertar en SICOP pantalla por pantalla

Lo que sigue es el recorrido de presentar una oferta tal como lo describe el manual oficial «¿Cómo ofertar?» del SICOP, en su versión vigente al momento de escribir esta guía. Sirve para saber qué esperar y para preparar la información antes de sentarse a llenar formularios.

Advertencia honesta: las pantallas del SICOP cambian. El propio manual va por su versión 6 y se reversiona cuando la plataforma se modifica. Si el botón que busca no está donde acá se dice, no está usted perdido: cambió la pantalla. La referencia buena siempre es el manual vigente publicado en el portal del SICOP.

Los nombres de pantalla y de botón que aparecen entre comillas son los del manual oficial, no traducciones nuestras.

Dos datos que conviene fijar antes de empezar. Uno: en la parte superior de la pantalla principal del SICOP se presenta la hora del servidor, y esa es la hora oficial para las distintas etapas del procedimiento, incluida la fecha límite para presentar ofertas. El reloj de su computadora no es el que decide.

Dos: mientras confecciona la oferta, el encabezado muestra un campo de tiempo disponible para ofertar. Es el aviso de cuánto queda, y conviene mirarlo temprano y no al final.

El manual también recuerda que la oferta se puede guardar: la metodología está diseñada por pasos y el sistema guarda la información de la pantalla al cambiar de paso, pero si va a salir del menú hay que presionar «Guardar», botón que aparece en todos los pasos.

Para entrar, el manual indica ir a la parte izquierda de la pantalla, presionar «Inicio de Sección», pulsar el botón del mismo nombre en la pantalla que se despliega y proceder con la autenticación de la firma digital. El sistema deja al usuario ya autenticado en la pantalla principal.

Si la misma persona tiene registro con varias empresas, después de la firma digital hay que seleccionar con cuál desea ingresar y volver a firmar. Es un detalle chico que se vuelve grande cuando se está contra el reloj y se firmó con la empresa equivocada.

Autenticado, se presiona el botón «Concursos» y el sistema despliega la pantalla «Consulta de procedimientos de compra publicados», con tres formas de buscar: búsqueda simple por número de procedimiento, búsqueda avanzada y búsqueda por número de procedimiento.

La búsqueda avanzada es la útil cuando se está explorando: permite filtrar por descripción, tipo de procedimiento e institución, y también por fecha de publicación o de apertura, estado del concurso y código de clasificación. Al buscar por institución se abre la pantalla «Búsqueda de instituciones», donde se ubica por nombre o cédula jurídica; al buscar por código de clasificación se abre la pantalla «Búsqueda de UNSPSC».

Un detalle que confunde: en el campo de estado del concurso el sistema coloca automáticamente los que están en recepción de ofertas. Si busca un procedimiento en otro estado, hay que cambiar ese filtro a todos. Y para ofertar, el concurso debe estar en estado «En recepción de ofertas».

Al pulsar sobre la descripción del procedimiento, el sistema despliega la pantalla del pliego de condiciones. No es un PDF: es una pantalla larga, seccionada, donde cada bloque contiene una parte del cartel y algunos abren pantallas propias.

Vale recorrerla completa antes de ofertar. Las condiciones generales traen fecha y hora de publicación, número de procedimiento, institución, tipo y modalidad del procedimiento, inicio y cierre de recepción de ofertas, apertura y presupuesto estimado. Hay una sección de aclaraciones y recursos con el plazo máximo para presentarlas y el conteo de las recibidas y tramitadas; otra de garantías con la cláusula, vigencia y monto o porcentaje; otra de oferta con el número máximo de ofertas base y alternativas y su vigencia.

La información del bien, servicio u obra muestra los códigos de identificación con su descripción, las partidas y líneas, la cantidad y el precio unitario. Al pulsar el ícono de una partida se abre «Detalle de partida» con modalidad de entrega, pago y pólizas; al pulsar una línea se abre «Información detallada de la línea» con entrega, garantía técnica, presupuesto y muestra.

Dos botones que la gente pasa por alto: «Consulta de los factores de evaluación», que muestra los factores con su porcentaje, y «Condiciones y Declaraciones», que muestra las declaraciones juradas que hay que presentar junto con la oferta y las condiciones generales de la contratación.

Con el pliego leído, en la sección de procesos por partida se presiona «Ofertar» en la partida de interés. Acá aparece la regla que más sorprende a quien oferta por primera vez: las ofertas se presentan por partida, así que si le interesan dos partidas del mismo cartel debe enviar dos ofertas. Y si contra la partida o el pliego ya se presentó un recurso de objeción en trámite, el sistema no permite confeccionar ni enviar la oferta.

En el paso 1 se despliega «Condiciones y declaraciones»: hay que leer las declaraciones juradas y certificaciones que la institución incluyó y las condiciones generales que aplican a todos los concursos. Ahí mismo está la sección de gestión de registro ante la CCSS, donde se indica si está registrado o no y, si no lo está, se justifica y se puede adjuntar prueba. Para avanzar hay que marcar la casilla de acuerdo con todas las condiciones y declaraciones y firmar digitalmente. Cada vez que el sistema vuelva al paso 1, hay que aceptar y firmar de nuevo.

En el paso 2 va la oferta económica: los campos obligatorios están marcados con asterisco rojo, y por cada línea de la partida hay que seleccionar el código de producto que va a ofertar, buscándolo en la pantalla «Búsqueda de catálogo» entre los códigos asociados al código de identificación que la institución puso en el pliego. Si el código que necesita no existe, se crea con el botón «Crear Código». Luego se completa la estructura de precios de cada línea —el sistema suma los totales— y se elige modalidad de pago y de entrega. Si va a cotizar monedas distintas en una misma línea, eso se activa antes, en el campo correspondiente.

El paso 3 es factores de evaluación y documentos: se registran los atributos que el pliego pida —años de experiencia, certificaciones, días de entrega— y se adjuntan los archivos. Si el sistema de evaluación es cien por ciento precio, no hay que registrar nada en factores. Al adjuntar, existe la marca de confidencial para el documento que el oferente considere que no es de carácter público; después de la apertura la Administración revisa si procede o no esa declaratoria.

El paso 4 cierra: modalidad de la oferta (individual, en consorcio o conjunta), si es PYME registrada ante el MEIC con su número de documento, las empresas a subcontratar con identificación y porcentaje, y la solicitud de aprobación cuando hace falta —por ejemplo, si quien elabora la oferta no tiene la representación legal o la representación es mancomunada—. Se termina con «Generar oferta».

Presentada la propuesta, el sistema despliega «Historial detallado de las ofertas presentadas» y al final de la pantalla hay un botón «Generar comprobante». El sistema genera un «Comprobante electrónico de presentación de oferta» que se puede imprimir o guardar. Guárdelo: es su constancia.

Una oferta ya presentada se puede retirar antes del cierre de la recepción de ofertas, sea para modificarla y volverla a presentar o porque se perdió el interés. Se ingresa a la sección de ofertas presentadas, se pulsa sobre el número de oferta, se selecciona la causa de retiro y se completa el motivo.

Después del cierre esa puerta se cierra. Todo lo que quiera cambiar tiene que estar cambiado antes de la hora del servidor.

Enviada la oferta, siguen actuaciones que también se atienden en SICOP y cada una tiene su manual. La institución puede pedir subsanaciones o aclaraciones; la ley prevé una única prevención consolidada, con plazo y bajo pena de caducidad.

Si el pliego lo estableció, todos los oferentes que presentaron oferta económica pueden mejorar precios una vez hechos los estudios de razonabilidad. Y si el procedimiento es por etapas, el recorrido de la oferta tiene su propio manual.

Prepare esos frentes antes de que lleguen: las notificaciones se entienden hechas al domicilio electrónico permanente registrado, y el proveedor queda notificado el día hábil siguiente a la comunicación.