El catálogo del SICOP y los códigos UNSPSC: cómo elegir los suyos

De todas las casillas del registro de proveedor, los códigos del catálogo son las que más consecuencias tienen y las que más gente llena de prisa. La razón es simple: el manual de registro del SICOP advierte que hay que agregar todos los códigos de bienes y servicios que se ofrecen para que, cuando la Administración publique el pliego de condiciones, el sistema envíe la invitación a presentar oferta.

Dicho de otra forma, los códigos no describen su empresa: definen a qué concursos lo va a llamar el sistema. Un rubro sin código es una parte de su mercado que nunca le va a aparecer.

Y no hay que economizar: el sistema no limita la cantidad de códigos de clasificación que se pueden agregar. Solo uno queda marcado como proveedor directo y bien principal.

El catálogo del SICOP es el instrumento oficial, de uso obligatorio, donde se clasifican e identifican los bienes, servicios y obras que las instituciones requieren y que los proveedores registrados ofrecen, usando estándares internacionales de categorización.

Ese estándar tiene nombre: UNSPSC, el Catálogo Estándar de Productos y Servicios de las Naciones Unidas. Costa Rica lo adoptó al implementar SICOP —el manual del catálogo indica la versión en español que se usa— y conserva la facultad de incorporar categorías que reflejen condiciones propias del país.

La ley respalda todo esto: el sistema digital unificado debe contar con un catálogo de obras, bienes y servicios que use estándares internacionales, vinculado con los requerimientos técnicos indispensables para promover los procedimientos de contratación.

En SICOP no hay un código, hay tres, y cada uno se usa en un momento distinto del procedimiento. Confundirlos es la causa más común de que una oferta no encuentre el código que debía seleccionar.

El código de clasificación es el del estándar UNSPSC: ocho dígitos, y es el que el proveedor usa en el registro para señalar qué bienes, servicios y obras puede ofrecer. El código de identificación es un número secuencial que el sistema genera automáticamente, asociado a un conjunto de atributos y valores; tiene dieciséis dígitos, de los cuales los primeros ocho son el código de clasificación, y es el que identifica el bien o servicio en la publicación del pliego de condiciones. El código de producto individualiza el bien o servicio definiendo todos sus atributos: tiene veinticuatro dígitos, de los cuales los primeros dieciséis son el código de identificación, y es el que se usa para presentar las ofertas.

La secuencia práctica: usted registra clasificación, la institución publica con identificación, y usted oferta con producto.

El código de clasificación no es un número arbitrario: tiene jerarquía. El sistema de clasificación de las Naciones Unidas ordena en cuatro niveles —segmento, familia, clase y artículo—, cada uno de dos dígitos, que sumados dan los ocho.

Esa jerarquía tiene lógica de conjuntos: un segmento es la suma de sus familias, una familia la suma de sus clases y una clase la suma de sus artículos. Una familia agrupa categorías de productos relacionados, una clase agrupa productos que comparten uso o función, y el artículo es el producto o servicio concreto.

Para asignar un código a un producto específico se valoran sus características: si los elementos técnicos coinciden con un producto o servicio detallado en el catálogo UNSPSC, se le asignan los ocho dígitos de clasificación ya existentes. En la práctica, en pantalla eso se recorre de arriba hacia abajo: se selecciona el segmento, luego la familia, luego la clase y por último la categoría.

El error clásico es buscar el código por el nombre con que su empresa llama al producto. El catálogo no clasifica marcas ni denominaciones internas: agrupa por propiedades similares y decide en qué categoría cae cada cosa. Si busca por el nombre de su línea de producto y no aparece nada, el problema casi nunca es que el código no exista.

Un método que funciona: describa el bien o servicio por su función y su uso, ubique la clase que agrupa productos con esa función y baje al artículo. Después haga la prueba inversa: busque en SICOP concursos publicados bajo ese código de clasificación y vea si son el tipo de concurso al que quisiera ser invitado. Si no lo son, el código no es el suyo.

Y conviene registrar los códigos de todo lo que efectivamente ofrece, no solo del rubro principal. La invitación automática sale por código; el rubro secundario sin código es mercado invisible.

Pasa, y hay salida. Si al analizar el bien o servicio no se encuentra un código de clasificación en el catálogo de las Naciones Unidas, el proveedor o la institución presenta una solicitud a la administración del catálogo del SICOP, que asigna un código temporal de clasificación hasta que se apruebe el código nuevo en el estándar UNSPSC. Ese código temporal se puede usar en todos los procesos del sistema.

Para el código de producto la mecánica es distinta y más cotidiana. El catálogo de productos se va formando con los códigos que ingresan los proveedores: al ofertar, si el código de producto que necesita no está, se crea desde la misma pantalla con el botón «Crear Código» y luego se selecciona para adjuntarlo a la oferta. Un código de producto siempre se crea a partir de un código de identificación existente.

También existe una vía formal para discutir el contenido del catálogo: la ley prevé que cualquier disconformidad de la Administración o de los potenciales oferentes con el contenido del catálogo se ponga en conocimiento de la Dirección de Contratación Pública, que resuelve dentro del plazo que la propia ley fija, sin que la gestión afecte los procedimientos en curso.

Los códigos no solo sirven para que lo inviten. El mismo artículo de la ley que ordena el catálogo crea el banco de precios: los datos que genera el sistema quedan disponibles para generar análisis comparativos por atributos como el objeto, la cantidad, la modalidad de contrato, los precios adjudicados o los estudios de mercado, y toda esa información debe estar en formato de datos abiertos.

La Administración usa esa información para presupuestar y para determinar la razonabilidad del precio. Para un proveedor eso significa que su precio se va a comparar contra un historial, y que ese historial es público: la ley manda que el banco de precios sea de fácil acceso y esté disponible en el sistema para el control ciudadano.

Si va a cotizar en un código donde ya hay adjudicaciones, mirar ese historial antes de ofertar deja de ser opcional.